С 1 декабря 1997 года в отношении грузовиков оформляется путевой лист грузового автомобиля по унифицированным формам 4-С и 4-П.
С начала 2013 года применение законодательных бланков не является обязательным – организация может разработать и собственную форму, однако юридическую силу такой документ будет иметь при указании в нем обязательных реквизитов. Все подробности далее.
Содержание:
Для чего нужен
Путевой лист в отношении грузовика (далее также – ПЛ) – это первичный учетный документ, который используется наряду с товарно-транспортной накладной и при перевозке материальных ценностей отражает следующие показатели:
- срок работы подвижного состава;
- конкретные время и дата выезда ТС из гаража;
- пробег за рабочий день (смену);
- расход горючего;
- время прибытия, убытия водителя из пункта назначения;
- параметры выполнения задания – срок погрузки, разгрузки в конкретном пункте, количество отгруженного или погруженного груза, адрес точки, наименование заказчика и др.
Путевой лист предназначается для:
- начисления заработной платы водителю;
- осуществления расчетов за транспортировку товарно-материальных ценностей;
- учета горючего в материальные расходы и др.
Образец бланка путевого листа грузового автомобиля
Существует 2 формы путевого листа, оформляемого в отношении ТС, имеющего разрешенную максимальную массу более 3500 кг:
- 4-С – используется при осуществлении грузоперевозок в случае, если заказчик оплачивает работу грузового автомобиля, исходя из сдельных расценок;
- наоборот, форма 4-П применяется при оплате работы авто по повременному графику и рассчитана на одновременное исполнение заданий для 2-х различных заказчиков в течение 1 трудового дня (смены).
Оба бланка представлены в Постановлении Госкомстата № 78 от 28 ноября 1997 года “Об утверждении…”.
Непосредственно заполнение пустых бланков осуществляется в соответствии с Приказом Минтранса № 152 от 18 сентября 2008 года “Об утверждении…” (далее – Приказ), где, в том числе, говорится про обязательные реквизиты.
Некоторые особенности:
- в формах этих первичных документов содержатся отрывные талоны – они заполняются заказчиком грузоперевозок;
- организация-собственник грузового автомобиля, для получения оплаты за выполненные услуги по перевозке грузов, предъявляет заказчику счет с приложенным отрывным талоном;
- при заполнении формы 4-П (при повременной оплате услуг по работе грузового автомобиля), в ПЛ вписывают номера товарно-транспортных накладных + прилагается 1 экземпляр этой документации в виде копии;
- оба бланка – что 4-С, что 4-П, как правило, выдаются на 1 рабочий день (смену) и только при условии, что водитель грузовика сдал путевой лист за предыдущий трудовой день (смену);
- в отдельных случаях, оформление ПЛ допускается на срок, не превышающий 1 месяца;
- обязательное требование – ПЛ должен содержать дату выдачи, штамп и печать той компании, которая является собственником грузовой машины;
- хранение путевых листов осуществляется в организации-владельце грузового автотранспорта совместно с товарно-транспортной документацией таким образом, чтобы их проверка могла быть осуществлена одновременно.
Обязательные реквизиты
Компания, в собственности которой находится грузовик, имеет полное право разработать и утвердить собственный бланк путевого листа.
Он признается действительным только в случае, если в нем будут содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством.
В ч. 1 ст. 6 ФЗ № 259 от 8 ноября 2007 года “Устав…” (далее – ФЗ № 259) сказано, что такие реквизиты утверждаются федеральным ведомством исполнительной власти, исполняющим полномочия по выработке федеральной политики и правовому регулированию в области транспорта (то есть Минтрансом).
В п. 2 Приказа сказано, что обязательные реквизиты распространяются на:
- индивидуальных предпринимателей;
- юридических лиц.
Их полный перечень представлен в п. 3 Приказа:
| Обязательный реквизит | Комментарий |
| Наименование и номер путевого листа | Здесь все просто – номер указывается по внутреннему порядку в соответствии с нумерацией, принятой в организации-владельце грузовика |
| Информация о его сроке действия | Обязательно проставляется дата, в течение которой ПЛ может быть использован, а если лист оформляется на срок более 1 дня – даты начала и окончания действия |
| Сведения об организации или ИП-владельце грузового автотранспорта | Юрлица указывают свое наименование, организационно-правовую форму, адрес места нахождения, контактный номер телефона и ОГРН, ИП проставляют ФИО, почтовый адрес, номер телефона и ОГРНИП |
| Данные о самом грузовике | Тип ТС (грузовое), модель, ГРЗ, показания одометра и даты выезда в гараж и заезда в него, дата проведения предрейсового техосмотра (если используется еще и прицеп, требуется указать его модель) |
| Информация о водителе, непосредственно осуществляющем грузоперевозки | ФИО, дата и время проведения предсменного и послесменного медицинского осмотра водителя транспортного средства |
Помимо обязательных, ИП или организация, применяющие в работе собственную форму, могут включать в бланк путевого листа дополнительные реквизиты в связи с особенностью осуществления деятельности.
Пример заполнения
Приведем примеры оформления путевых листов в зависимости от статуса владельца грузового автотранспорта – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
Видео: Оформление путевого листа
Для ИП
Бизнесмены могут использовать:
- собственную форму;
- 4-С;
- 4-П;
- либо же ПГ-1.
Наиболее удобной для бизнесменов является последняя форма. Она была утверждена Приказом Минтранса России № 68 от 30 июня 2000 года “О введении…”.
На настоящий момент этот нормативный акт утратил свою законную силу, однако ИП не запрещено пользоваться ПГ-1 или же разработать свой бланк на основе этой формы.
Скачать бесплатно:
- пустой бланк ПГ-1;
- уже заполненный образец.
Для ООО
Обществам с ограниченной ответственностью рекомендуется все же использовать действующую унифицированную форму, либо же, при наличии такой необходимости, разработать свой бланк с указанием дополнительных реквизитов.
Образцы заполнения представлены ниже:
Кто должен заполнять и вести учет
До выдачи документа водителю его заполнение осуществляется диспетчером организации-владельца автотранспорта или иным лицом, на это управомоченным.
Как правило, заполнение “шапки” и других исходных данных (ФИО водителя, ГРЗ транспортного средства и др.) осуществляется уполномоченным сотрудником кадровой службы.
Далее документ выдается водителю грузовика на руки, после чего он проходит медосмотр и предоставляет ТС технику-механику. Оба должностных лица ставят свои подписи и отметку о допуске.
Также свою подпись и расшифровку в соответствующей графе ставит и заправщик, осуществляющий контроль расхода ГСМ при выезде авто из гаража и при заезде в него.
Остальные отметки производятся заказчиками автотранспортных услуг. Например, в форме 4-П учреждение, заказавшее перевозку грузов, заполняет оборотную сторону об этапах выполнения задания – показание одометра при прибытии и убытии, количество приложенных к путевому листу товарно-транспортных накладных, причина простоев (если таковые имели место быть) и др.
Все выданные ПЛ подлежат учету в журнале движения. В нем свои подписи ставят водитель, диспетчер, а также бухгалтер, принявший документ для начисления в текущем месяце заработной платы согласно повременной или сдельной системе.
После надлежащего оформления и начисления бухгалтерией заработной платы ПЛ подлежит хранению в организации в течение не менее, чем 5 лет (п. 18 Приказа).
Наказание за отсутствие документа
Наказание за правильное заполнение ПЛ несут:
- руководители учреждения-собственника грузового автомобиля;
- лица, которые отвечают за эксплуатацию транспортного средства;
- иные граждане, заполняющие документ (например, заказчики).
Помимо санкций за неверное заполнение, отсутствие путевого листа вовсе также повлечет за собой наказание – в ч. 2 ст. 6 ФЗ № 259 сказано, что осуществлять грузовые и пассажирские перевозки без оформления ПЛ на соответствующее ТС не допускается.
Подробности:
- само по себе неоформление (или неверное заполнение) путевого листа не влечет какой-либо прямой ответственности для организации-собственника или должностных лиц – штраф за отсутствие ПЛ при себе несет исключительно водитель грузовой машины;
- тем не менее, руководитель автотранспортного предприятия и должностные лица понесут косвенное наказание – например, в случае, если не будут соблюдать законодательные требования о выпуске на линию ТС только после проведения его технического осмотра.
Водителю может грозить только предупреждение или штраф 500 рублей в соответствии с нормами, представленными в ч. 2 ст. 12.3. КоАП. Какое именно из этих двух наказаний будет выбрано, решать инспектору ДПС.
Если он выберет штраф, в соответствии с ч. 1.3. ст. 32.2. КоАП, его можно будет заплатить с 50-процентной скидкой.
По различным частям ст. 12.31.1. КоАП могут привлечь техника, ответственного за техническое состояние грузовика и выпуск его на линию, медицинского работника, не осуществившего осмотр водителя перед выездом (штрафы для них, как для должностных лиц – 5000 рублей), а также иного работника (например, ответственного за проведение инструктажей водителей – штраф 10000 рублей).
Итак, путевой лист необходим для грузовика, чтобы учитывать работу водителя и транспортного средства, отчитываться перед налоговой, рассчитывать заработную плату и др. Организация может пользоваться унифицированной или собственной формой.
