Чтобы законно использовать автомобильные средства передвижения, состоящие на балансе предприятия, либо в собственности частного лица, требуется методично заполнять путевые листы.
Это касается только регулярных рейсов, совершаемых на авто с коммерческими или административными целями. Личное владение легковым автотранспортом не подразумевает под собой никаких текущих процедур оформления поездок.
Причины, зачем путевые листы нужны:
- Списание ГСМ по всем правилам, чтобы составлять в дальнейшем достоверные налоговые отчеты и вести бухгалтерию, показывая, куда именно затрачивались материалы.
- Для налоговой – обоснование расходов, которые претерпевает предприятие во время содержания, хранения, ухода и эксплуатации используемого авто.
- Расчет для начисления заработной платы водителям, непосредственно управляющим автомобилями, для которых необходимы путевые листы.
- Безопасное в отношении штрафования продвижение по дорогам.
ГСМ – это горюче-смазочные материалы. Сотрудники автодорожной полиции не будут штрафовать за недостаток документов, которые водитель обязан иметь при себе на случай совершения регулярного маршрута.
Инспектор ГИБДД увидит, что машина используется в рейсе, принадлежит предприятию, действующему по лицензии. Штрафы выписываются, когда нарушается п. 2.1.1 Правил ДД.
Размер денежного взыскания установлен в ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ и составляет 500 руб.
Когда требуется оформление таких документов:
- для легализации рейсов на месяц;
- при применении предприятием транспорта в хозяйственных целях круглогодично, с оформлением листа сроком на один день, один месяц.
Если компания не является транспортной (не содержит собственный большой автопарк), тогда для нее инструкциями допускается оформлять путевые листы помесячно.
Таким организациям также дано разрешение заполнять всё на произвольном бланке, не прибегая к типовому варианту. Срок действия листа не может превышать 1 месяц (п.10 Приказа Минтранса РФ №152 от 18.09.08 г.).
Содержание:
Для каких ТС и когда нужен
Не для всех легковых автотранспортных средств используют путевые листы во время их эксплуатирования для совершения регулярных маршрутов.
Случаи, когда нет необходимости заполнять бланк:
| Кому авто принадлежит | Основание для освобождения от обязательства |
| Находится в собственности физ. лица | Применяется им самолично |
| Передаётся другому человеку (по доверенности с внесением в полис ОСАГО) | |
| Владеет автомобилем юр. лицо (или ИП) | Компании не принципиально важно отражать расходы, приходящиеся по снабжению машин топливом. |
Случаи, когда обязаны заполнять бланк:
| Принадлежность авто | Основание для выполнения обязательства |
| Имущество физ. лица | Применяется им самолично, но для нужд предприятия, на котором он официально принят на работу в качестве водителя. |
| Передаётся другому водителю, также находящемуся в штате организации. | |
| Имущество юр. лица (или ИП) | Вид деятельности предприятия, фирмы подразумевает регулярное осуществление чего-то из следующего (ч. 2 ст.6 Устава автотранспорта от 15.07.16 г.): — провоз пассажиров (с багажом, без такового); |
Образец бланка путевого листа для легкового автомобиля
Правильное заполнение путевых листов состоит в наличии соответствующего бланка, принятого Госкомстатом Российской Федерации унифицированной (действующей повсеместно в стране).
Сегодня на разных сайтах, официально предлагающие к изучению, использованию информацию по делопроизводству бухгалтерии, можно скачать бесплатно путевой лист.
В некоторых случаях следует применять типовой бланк. В других же – допускается использование свободной формы документа.
Для юр. лиц
Применяется форма №3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ 28 ноября 1997 года под №78. А также форма для многодневных поездок, утвержденная Приказом Минтранса РФ №152 от 18.09.08 г.
Перед тем как отправляться в поездку, обязательно должен оформляться еще и внутренний приказ.
Руководство таким способом официально документирует делегированные полномочия – задание водителю.
Однодневный
Бланк содержит:
- Левый угол вверху – фирменный штамп предприятия.
- Правый угол вверху – ссылка на положение, регулирующее стандарт бланка.
- Название документа (прописными буквами по центру), его серия, номер, дата изготовления.
- Далее ниже по документу – полностью наименование организации, предприятия, учреждения.
- В специальных окошках – реквизиты предприятия.
- В окошках и строчках – сведения об автомобиле и водителе.
- В блоке «Задание водителю» – в строках и окошках прописывается информация о том, куда подается груз, пассажир (адрес).
- Потом указывают данные по рейсу – время в пути, маршрут (кратко).
- Отметки по исправности и разрешению к выезду авто.
- Отдельно показывают «Движение горючего», его остатки после использования машины.
- Внизу – водитель расписывается после того, как сдаст авто. Подпись его обязательно должна расшифровываться. Его компания ставит печать.
- Также подписывается и механик, который осматривает авто и признает удовлетворительным его состояние, фиксирует остатки ГСМ.
- На обороте бланка отражается – коды заказчиков, даты, время (отправки, возвращения), адреса пунктов отправления и назначения, расстояние пройденного пути, подписи водителей.
Путевой лист, который применяется в воинских частях – форма №16а, утвержденная Приказом Минобороны РФ №139 от 28 марта 2008 года.
Многодневный
Вся разница между однодневным путевым листом и многодневной его вариацией заключается в том, что задание водителю дается на целый месяц. В документе понадобится только отмечаться по итогам выполненных задач.
Бланк содержит следующие особенности:
- Указание точных дат рейсов.
- Обязательное проставление часов убытия-прибытия.
- Возле каждой даты и времени ставится подпись водителя и расшифровка росписи его фамилией с инициалами.
- Обозначение адресов – пунктов назначений.
- Нумерация маршрутов.
- Километраж.
- Расход бензина, дизельного топлива, иного. Норма, превышение, итоговые цифры.
Для ИП
Индивидуальные предприниматели могут быть зарегистрированы в налоговой инстанции с разной формой налогообложения.
Если они имеют послабления по льготным обязательствам перед государством, находятся на 15-процентном УСН, тогда они могут не использовать путевые листы.
При необходимости, для ИП используются те бланки, которые утверждены Постановлением Государственного комитета статистики РФ № 78. Также – Приказом Минтранса №68 от 22 сентября 2003 года, либо Приказом Минтранса №152 от 2008 года. Форма называется «ПЛ-1».
Заполненный документ влияет на формирование налоговой отчетности по бизнесу, когда предприниматель сдает форму № 2-НДФЛ и 3-НДФЛ, в зависимости от особенностей отчетов. Содержание листа практически совпадает с идентичными вариантами межотраслевой формы №3.
Как правильно заполнить
Неверное заполнение путевых листов влекут за собой административные штрафы, которые образуются по итогам просроченной подачи налоговых отчетов.
Это выходит из-за того, что затраченные суммы на ГСМ, отраженные в путевых листах вне стандартов и требований, не принимаются (не признаются) службой налоговой инспекции.
Особенности правильного заполнения:
- Заполняться должны обе стороны бланка – лицевая и оборотная.
- Исключительно использовать шариковую ручку, либо печать на компьютере и принтере. Не допускается применение цветных маркеров, графитовых карандашей.
- Сведения о медосмотре водителя должны быть внесены в том же порядке, что и остальные данные.
- Нельзя при отправке в рейс легковую машину заполнять иные форму путевых листов, предназначенных для грузового или пассажирского автобусного, иного автотранспорта.
На тему, нужно ли указывать своевременность медицинского освидетельствования водителей, управляющих авто, было много споров.
Сейчас установлено, что отражать такую информацию все равно необходимо. Для юрлиц, крайне важно показывать еще и время прохождения водителями медосмотра, а не только дату.
Кто заполняет и ведет учет
Весь учет по составлению, заверению и движению путевых листов возлагается по предприятию на специалиста – диспетчера-нарядчика.
В его должностные обязанности входит не только фактически распределять наряды (задания) для водителей, но также и учитывать их выполнение. Результаты работы шоферского персонала как раз и оформляются путевыми листами.
Любая организация возлагает на диспетчера следующие обязанности:
- фиксировать опоздания;
- раздавать наряды;
- выдавать путевые листы перед самим рейсом;
- принимать листы;
- регистрировать простои, ожидания;
- отмечать время заезда в гараж (сдача машины после проверки у техников) и др.
Фактически данный сотрудник занимается контролем, регулированием и оформлением деятельности гаража.
На случай аренды авто – листы заполняются арендодателями, либо – субарендодателями (при передоверии прав арендного пользования).
Действия, если допущены ошибки
Некачественно сформированная отчетность по налогам может быть допущена из-за ошибок в путевых листах.
Возможные неточности и ошибки:
- подписи не имеют расшифровки;
- отсутствует дата по внесенным изменениям (если они были);
- диспетчер не подписал лист;
- ошибки в указании даты, времени и проч.
Действия при исправлении ошибок:
- Нельзя закрашивать ошибки корректором.
- При исправлении шариковой ручкой следует прописать даты внесения правки, подписи ответственных за исправления лиц (ст. 7 правового акта №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года).
- Способ разрешенной правки – зачеркивать неправильное и прописывать рядом, возле слова «Исправлено» правильную информацию.
Каждая путевка относится к документации первичного заполнения и использования. Она должна быть составлена грамотно и в соответствии с правилами. Задним числом её не заполняют, как и все документы.
Должностное лицо на любом предприятии, ответственное за своевременную подачу отчетов, также может проконсультироваться у специалиста ФНС, какие исправления допустимы и не будут штрафоваться.
